Клиент

Общероссийская общественная организация, которая поддерживает малый и средний бизнес в России и помогает налаживать взаимодействие с органами власти на всех уровнях. 417 отделений в 86 субъектах России и более 7000 участников.

Проблема

У организации не было единой инфраструктуры и общих процессов: отделения по всей России были разобщены и вели свою деятельность обособленно. Управлять организацией было сложно: не было единого документооборота, а учет членских взносов практически не велся 

В организации не было единой системы для взаимодействия ее членов. Единственным способом найти нужного специалиста была переписка с уже знакомыми участниками. На поиски контактов могли уходить часы и даже дни.

В этом кейсе мы столкнулись с очень специфичной проблемой. По сути наш клиент никогда не знал, сколько на самом деле участников в его организации и сколько денег они должны платить ежегодно. Кто-то из участников платил членские взносы вовремя, кто-то нет, а кто-то уже и забыл о своем участии. 

С помощью штатных средств средств Битрикс24 мы автоматизировали процесс приема и исключения членов организации и приема их взносов. Клиент впервые смог увидеть реальную картину: сколько членов состоит в организации в конкретный момент и какую сумму составят их взносы в конце года.

Что показал аудит бизнес-процессов

1. Разбросанные коммуникации и потеря информации. Сотрудники со всей России общались в мессенджерах с личных аккаунтов и по электронной почте. В таком режиме информация легко терялась, восстановить историю переписки было сложно, а руководство не могло поднять переписку с другими членами организации.

2. Постановка задач на словах и растягивание сроков. Все задачи ставились устно или в мессенджерах. Чтобы проверить выполнение задачи, приходилось писать или звонить лично. Задача могла легко повиснуть, поскольку нигде не фиксировалась.

3. Долгое и сложное согласование документов. Единого процесса согласования не существовало: каждый сотрудник действовал на свое усмотрение, документы могли отличаться друг от друга, а согласование было непредсказуемым. 

4. Неэффективное обучение новых членов организации. В организации не было единого процесса онбординга. В каждом отделении обучали и вводили в курс дела по-своему. В итоге новые участники не всегда понимали в какие структурные подразделения они могут обращаться, как взаимодействовать с другими членами организации, какую информацию могут получать и в какой форме.

5. Недополучение членских взносов. Платить или нет — оставалось на усмотрение каждого члена организации. Проверить оплату или ее своевременность было практически невозможно, а членам приходилось самостоятельно следить за сроком платежа.

Выполненные работы

1. Предпроектные интервью с руководителями направлений. Мы провели сотни часов интервью с десятками участников. У каждого регионального отделения были свои потребности, в которых было необходимо разобраться. 
2. Разработка документа MVP. Было решено отказаться от общего ТЗ из-за супер разветвленной структуры организации. Потребности региональных лидеров не всегда соответствовали друг другу, поэтому мы ограничились утверждением глобальных требований к системе, а дальше работали по более узким региональным запросам. 
3. Внедрение корпоративного портала Битрикс24 для 500+ человек.
4. Внедрение модуля для отслеживания платежей и напоминания о необходимости оплаты.
5. Тестирование и моделирование процессов.
6. Обучение сотрудников, поддержка и постоянные консультации после внедрения.

Результаты внедрения и настройки Битрикс24 и их влияние на бизнес

1. Сотрудники стали общаться и взаимодействовать быстрее. Мы внедрили корпоративный портал для более чем 500 сотрудников. Портал объединил подразделения по всей России в одно коммуникативное пространство: найти нужного эксперта в любом городе стало делом на пару кликов. 

2. Упрощение коммуникации между членами организации. В новой системе структура компании стала открытой и понятной. Каждый участник как на ладони видит все комитеты и ответственных лиц и может моментально связаться со специалистом по нужному вопросу. 

3. Сокращение сроков выполнения задач. Мы перенесли все задачи организации в таск-трекер, чтобы руководству не тратило время на постановку задач и контроль сроков. Задачи больше не подвисают, а руководитель в моменте видит загруженность каждого отделения. 

Дополнительно мы внедрили функцию настройки повторяющихся задач и создание шаблонов для похожих задач. Так задачи стали ставиться быстрее, а новички в системе на тратили свое и чужое время на вопросы вроде «Как мне сделать…».

4. Ускорение подготовки и согласования документов. Мы решили проблемы в документообороте за счет процессной системы с автоматической маршрутизацией документов. Система использует подготовленные шаблоны и автоматически передает их по цепочке: для сотрудников процесс сократился до нескольких кликов.

5. Автоматизированное управление членством: заявления от новых членов принимаются онлайн, а процедура исключения стала простой и регламентированной. Простой CRM-модуль позволил руководству точно знать количество участников в огромной и постоянно меняющейся организации.

6. Сокращение издержек и эффективное управление платежами. Мы реализовали систему мониторинга, которая автоматически отслеживает платежи участников: напоминает о просрочках и начинает процедуру исключения для тех, кто не платит.

7. Управление организацией с единого пульта. Мы централизовали многочисленные и сложные бизнес процессы в разветвленной организации. Всы рычаги и инструменты управления переехали в Битрикс24: управление стало более понятным и контролируемым.

8. Быстрая адаптация сотрудников в новой системе. Мы провели обучение ключевых сотрудников, чтобы новая система показала все свои преимущества с первых же дней.