Клиент

IT-компания из Санкт-Петербурга, адаптирует и сопровождает СПС «КонсультантПлюс» для частного бизнеса и госучреждений. Компания оказывает широкий спектр услуг, что неизбежно делает бизнес-процессы сложными и многоуровневыми. В работе над одним проектом участвуют сразу несколько отделов: аналитика, телемаркетинг, продажи, линия консультаций, правовая поддержка, внедрение. 

Проблема

У компании огромная база потенциальных клиентов, но не было единого инструмента для работы с ней. Сотрудникам приходилось прозванивать тысячи номеров, вести учет заявок в обычных таблицах и передавать лиды в текстовом документе и личной переписке. Из-за этого поиск клиентов шел тяжело, а средний срок сделки сильно растягивался, и требовал кратно больше внимания и времени.

Сотрудники клиента тратили уйму сил и времени на работу только потому, что у них не было подходящего инструмента. Просто найти информацию о клиенте или задаче было сложно, для этого приходилось поднимать файлы и переписку нескольких людей. Все эти рутинные задачи мы автоматизировали с помощью Битрикс24:пара кликов — и все нужные данные, отчеты и задачи у тебя перед глазами.

Что показал аудит бизнес-процессов 

Неэффективная работа с клиентской базой и потеря заявок

Данные о клиентах собирались в обычных таблицах. Причем у каждого менеджера был свой файл, что вело к расхождениям и потере информации. Работа с огромной базой велась вручную и сотрудники тратили много времени на первоначальные прозвоны и поиск клиентов, готовых к общению.

Несвоевременная обработка заявок

Заявки поступали на электронную почту, могли потеряться или остаться без ответа. Сотрудники полагались на свою память, а руководитель никак не мог проверить, как быстро и регулярно обрабатываются заявки.

Трудоемкая передача клиентов между отделами

У компании сложный путь клиента: каждая заявка проходила через четыре разных отдела. Информация о клиентах передавалась вручную в текстовых документах и по почте, а руководители отделов в этом процессе никак не могли проверить качество и своевременность работы. 

Разрозненные коммуникации

В компании была корпоративная почта, но по большей части сотрудники общались в  мессенджерах. В личной переписке информация терялась или оказывалась недоступна для других сотрудников, вовлеченных в того же клиента.

Неупорядоченный подбор персонала

В компании не было единых процессов найма и адаптации сотрудников. Оценить эффективность HR-отдела было невозможно, потому что фактически отбор велся по наитию и не документировался. Из-за этого некоторые кандидаты могли просто потеряться в почте и переписке.

Выполненные работы

Внедрение Битрикс24 позволило полностью автоматизировать ключевые бизнес-процессы компании. Мы организовали эффективный сбор и распределение заявок, настроили передачу клиентов между отделами и внедрили контроль задач и отчетность.

1. Настроена автоматическая приёмка и распределение клиентских заявок в Битрикс24.
2. Реализована система уведомлений и автоматической передачи заявок между менеджерами при задержке обработки.
3. Автоматизирована передача клиентов между отделами с сохранением полной информации. 
4. Настроены процессы постановки, контроля и автоматизации регулярных и шаблонных задач.
5. Разработаны отчёты по продажам, звонкам и подбору персонала.
6. Внедрены бизнес-процессы согласования документов.
7. Разработан HR-блок с воронкой подбора персонала и прозрачной статистикой для исключения потерь кандидатов.
8. Реализован корпоративный портал с обменом интересами, голосованиями, наградами, бронированием переговорных и согласованием мероприятий.
9. Подключён сервис Voximplant Kit для автоматического определения «живых» телефонных номеров.
10. Настроены сценарии прозвона и заполнения анкеты клиента с использованием технологии Speech to Text (Yandex Speech Kit).

Результаты внедрения и настройки Битрикс24 и их влияние на бизнес

Сбор заявок ускорен за счет автоматического прозвона базы

Мы внедрили сервисы Voximplant Kit и Yandex Speech Kit, чтобы настроить автоматический прозвон холодной базы. Робот самостоятельно прозванивает тысячи номеров, исключает неработающие номера и компании с автоответчиками и передает сотруднику список компаний, где на звонок готов ответить живой человек.

Ускорена обработка заявок без потерь

Все обращения от клиентов автоматически поступают в Битрикс24 и равномерно распределяются между менеджерами. Если менеджер не обработал заявку в течение нескольких минут, она автоматически передается следующему. Запросы стали обрабатываться быстрее и перестали теряться.

Ускорены процесс продаж и передача клиентов между отделами

Клиент передается между отделами одним кликом со всей необходимой информацией. Руководители отделов теперь могут наблюдать за процессом и быстро согласовывать сделки, что ускорило процесс продаж..

Контроль задач и прозрачная отчетность

Все задачи теперь ставятся в Битрикс24 и не теряются в почте или переписке. Руководители могут контролировать выполнение задач, видеть загрузку каждого сотрудника или отдела и получать отчеты по ключевым показателям эффективности. Автоматизированы регулярные и шаблонные задачи.

Ускорен и автоматизирован подбор персонала

Мы создали единую HR-воронку, в которой работают рекрутеры, руководители отделов и кадровики. Это исключило потерю кандидатов и позволило контролировать каждый этап подбора: руководители могут быстрее выбирать подходящих им кандидатов и заранее отсеивать тех, кто не проходит отбор.

Единое пространство для корпоративного общения

У компании активная корпоративная жизнь, которая получила собственный информационный блок в Битрикс24. Здесь сотрудники могут общаться и устраивать голосования, бронировать переговорные и планировать мероприятия. Организация корпоративных событий стала проще и быстрее.