Клиент

Крупнейший мировой производитель и дистрибьютор красок и покрытий. Компания занимается непосредственно производством химикатов специального назначения, но также значительная часть бизнеса сосредоточена вокруг дистрибуции и взаимодействия с оптовыми закупщиками и торговыми сетями.

Проблема

Внутри одной компании существуют разные отделы, которые по сути представляют собой отдельные бизнесы. Это отделы производства, оптовых продаж, мерчендайзинга и лизинга оборудования. В каждом отделе были свои бизнес-процессы и собственная инфраструктура. Из-за этого даже внутренний обмен документами превращался в проблему, а руководству компании было сложно принимать решения и управлять активами, не имея общих данных по всей компании.

Помимо этого внутри каждого отдела были свои сложности, которые компания не могла решить собственными силами. Например, не было возможности проверить, что мерчандайзер действительно побывал на точке, а не заполнил отчет наугад. 

Ключевые проблемы: потеря данных, задержки в коммуникациях, неэффективное управление активами, росту операционных издержек, контроль выкладки товаров в торговых точках.

Это тот случай, когда с помощью изящного IT-решения, мы справились с  проблемой, которую бизнес не мог решить собственными силами. Чтобы компания могла контролировать мерчандайзеров и управлять их работой, мы интегрировали Яндекс.Карты с Битрикс24. Теперь заполнение отчета привязано к геолокации исполнителя. Мерчандайзер просто не может заполнить его, если находится дальше 10 метров от точки.

О самих мерчендайзерах мы тоже подумали и разработали для них удобный интерфейс отчета с чек-листом: заполнение стало происходить проще и быстрее. Специалисту даже не надо думать, куда ехать: программа сама построит оптимальный маршрут исходя из обстановки на дорогах и точках, которые надо посетить сегодня. 

Что показал аудит бизнес-процессов

Главная проблема — отсутствие общей инфраструктуры. Это мешало создать общие бизнес-процессы для всех подразделений, загружало сотрудников ручной работой и не позволяло управлять компанией с одного пульта.

1. Разрозненность подразделений на уровне бизнес-процессов и IT-инфраструктуры 

Каждое подразделение использовало собственные инструменты для работы. Это не только осложняло коммуникацию и обмен данными, но и делало непрозрачными общие бизнес-процессы. Сквозная аналитика по всем подразделениям была недоступна, принимать решения на основе данных было нельзя.

2. Ручная обработка заявок
Заявки обрабатывались и распределялись вручную. Загрузка была неравномерная, что неизбежно приводило к ошибкам и задержкам.

3. Не было контроля над мерчандайзерами 

Мерчендайзеры сами определяли свои маршруты и тратили много времени на ручное заполнение отчетов по каждому объекту. Сотрудники тратили много времени, а руководство не могло оценить их работу.

4. Устаревший документооборот и отсутствие сквозной аналитики

Документы создавались и согласовывались вручную и хранились в разных местах. Чтобы узнать, какой документ в работе или получить нужные данные, приходилось лично связываться с ответственным сотрудником.

5. Централизованный учет оборудования не велся

Подразделение по работе с колеровочным оборудованием не отслеживало перемещение техники и статус заявок. По сути сотрудники не знали, есть ли свободное оборудование, выполнены ли текущие заявки и когда можно выполнить новые.
6. Ведение проектов с франчайзи и партнерами происходило по почте
Оформление торговых точек компании — это целый проект, который по сути велся по почте. В переписке участвовало несколько человек, информация терялась, а найти нужный документ уже через пару дней было сложно. Это растягивало сроки каждого проекта и создавало кошмарную путаницу.

Выполненные работы

Огромный пул задач решался комплексным внедрением Битрикс24. Мы провели тщательный аудит и на базе корпоративного портала Битрикс24 построили общую инфраструктуру для всех подразделений компании. 

Смотреть все работы

1. Внедрение в подразделении оптовых продаж 

• Перевод на онлайн-формы для работы с заявками
• Автоматическое распределение заявок по региональным подразделениям
  • Подключение Яндекс.Карт с геокодированием
  • Реализация поиска по адресам
• Специализированный функционал:
  • Разработка кастомного модуля “Стройки” для контроля продаж по строительным объектам.
  • Внедрение системы отслеживания продаж по строительным объектам

2. Внедрение в подразделении мерчандайзинга

• Аудит расположения продукции в торговых точках
• Фотофиксация размещения товаров
• Заполнение анкет посещений
• Доработка БД Битрикс24 и модуля CRM:
  • Доработка структуры БД Битрикс24 для работы с объемными и сложными табличными данными 
  • Создание функционала визитов торговых точек с автопланированием, онлайн анкетами
  • Разработка интерфейса для удобного просмотра фото из торговых точек для руководителей

3. Автоматизация подразделения франчайзинга

• Ключевые направления:
  • Сопровождение юридических лиц франшизы 
  • Разработка системы утверждения торговых точек
• Технологические решения:
  • Синхронизация задач между порталами Битрикс24 клиента и партнёров
  • Автоматическое распределение документов, прикрепляемых при общении в задачах
  • Внедрение системы расчёта окупаемости
  • Разработка специализированных нумераторов для учёта документов

4. Внедрение в подразделении колеровочного оборудования

• Базовые функции:
  • Создание специализированных нумераторов
  • Разработка базы данных оборудования с геолокацией
• Функционал учета:
  • Система учета движения оборудования
  • Модуль визитов технических специалистов
  • Автоматическое распределение заявок по регионам и ответственным инженерам

Результаты внедрения и настройки Битрикс24 и их влияние на бизнес

Комплексное внедрение Битрикс24 объединило разрозненные подразделения в единый управляемый бизнес. Сквозная аналитика по всем подразделениям позволила принимать решения на основе данных и лучше понимать состояние активов компании.

1. Ускорена обработка заявок на 50%

Заявки теперь подаются через онлайн-формы и автоматически распределяются по регионам. Без ручной работы время отклика сократилось, а риск ошибок свелся к минимуму.

2. Контроль полевых сотрудников стал проще

Автоматизирована система визитов с автопланированием, фотофиксацией и анкетами. Руководство получает прозрачную картину работы с торговыми точками в реальном времени.

3. Настроен обмен данными между Битриксами клиента и его партнеров 

По сути мы создали общую CRM. Все задачи и документы теперь не пересылаются по почте, а синхронизируются в общей системе. Работа с документами стала быстрее на 40%

4. Усилен контроль над движением оборудования

Мы внедрили геолокацию в базу данных компании, чтобы автоматически отслеживать оборудование.

5. Внедрена система расчета окупаемости торговой точки

Прежде все расчеты велись в таблицах. Чтобы рассчитать окупаемость новой точки, приходилось заполнять и проверять большой объем данных. Мы разработали калькулятор, который позволил делать это быстро и автоматически. Сотрудники стали тратить меньше времени, а руководство быстрее принимает решения, поскольку сразу видит сроки окупаемости.

6. Оптимизирован документооборот между отделами

Автоматическая маршрутизация документов и специализированные нумераторы упростили работу с бумагами и сделали процессы прозрачными. Решения теперь принимаются быстрее и на основе полной информации.

7. Повышено качество управленческих решений

Мы централизовали доступ ко всей информации по задачам, клиентам и активам компании. Так руководству может видеть картину целиком и принимать решения на основе данных.

8. Операционные затраты уменьшились

Благодаря автоматизации уменьшилась нагрузка на сотрудников. Также стало меньше ошибок и дублирующих друг друга операций.